Digitale Unterschrift in der Arztpraxis: Was wofür reicht

Die europäische eIDAS-Verordnung, heute in der durch die Verordnung (EU) 2024/1183 geänderten Fassung, unterscheidet drei Stufen. Sie bauen aufeinander auf: Jede höhere Stufe erfüllt auch die Anforderungen der niedrigeren.

Wichtig ist Art. 25 Abs. 1 eIDAS: Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist oder nicht die Anforderungen an eine qualifizierte Signatur erfüllt. Auch die einfache elektronische Signatur hat also Rechtswirkung und taugt als Beweismittel. Eine Unterschrift im Sinne der gesetzlichen Schriftform ist sie aber nicht, und sie hat nicht automatisch dieselbe Beweiskraft wie Papier.

Im deutschen Recht gilt der Grundsatz der Formfreiheit. Eine Erklärung ist auch dann wirksam, wenn sie mündlich abgegeben wird, solange kein Gesetz und keine Vereinbarung eine bestimmte Form verlangt. Wo eine Form vorgeschrieben ist, unterscheidet das BGB vor allem drei Stufen.

1. Schriftform (§ 126 BGB): Die Urkunde muss eigenhändig mit Namen unterschrieben sein. Auf Papier mit Stift.
2. Elektronische Form (§ 126a BGB): Ersetzt die Schriftform, wenn das Gesetz es nicht ausschließt (§ 126 Abs. 3 BGB). Dafür ist eine qualifizierte elektronische Signatur nötig.
3. Textform (§ 126b BGB): Eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die die erklärende Person nennt. Eine Unterschrift ist nicht nötig, eine E-Mail oder ein PDF genügt.

Daraus folgt die wichtigste Unterscheidung für die Praxis: Wo das Gesetz keine Form verlangt, ist eine Unterschrift am Tablet möglich und dient dem Nachweis. Wo ein Gesetz die Schriftform verlangt, genügt sie nicht. Dort braucht es Papier oder, wenn das Gesetz die elektronische Form nicht ausschließt, eine qualifizierte elektronische Signatur. Anders ist es, wenn nur eine Vereinbarung die Schriftform vorsieht: Dann genügt nach § 127 Abs. 2 BGB im Zweifel auch eine telekommunikative Übermittlung.

Die folgende Übersicht ordnet typische Dokumente aus dem Praxisalltag ein. Sie ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Bei Selbstzahlerleistungen für gesetzlich Versicherte lohnt sich ein zweiter Blick. § 630c Abs. 3 Satz 2 BGB lässt weitergehende Formvorgaben ausdrücklich unberührt, und der Bundesmantelvertrag für Ärzte verlangt in § 18 Abs. 8 vor Beginn der Behandlung Schriftliches: eine schriftliche Bestätigung, wenn die Person ausdrücklich auf eigene Kosten behandelt werden möchte, und eine schriftliche Zustimmung bei Leistungen, die nicht zur vertragsärztlichen Versorgung gehören. Ob dafür eine Unterschrift am Bildschirm genügt, ist nicht abschließend geklärt. Wer sichergehen will, lässt diese Vereinbarung auf Papier unterschreiben oder fragt bei der Kassenärztlichen Vereinigung nach.

Eine Unterschrift mit Finger oder Stift auf dem Tablet ist eine einfache elektronische Signatur. Kommt es zum Streit, entscheidet das Gericht in freier Beweiswürdigung, wie überzeugend sie ist. Besondere Beweisregeln, wie sie für unterschriebene Papierurkunden (§§ 416, 440 ZPO) oder qualifiziert signierte Dokumente (§ 371a ZPO) gelten, greifen hier nicht. Das klingt nach einem Nachteil, ist im Alltag aber selten entscheidend: Auch eine Papierunterschrift beweist nur, dass jemand unterschrieben hat, nicht, dass die Person das Gespräch verstanden hat.

Entscheidend für den Beweiswert ist, was um die Unterschrift herum dokumentiert ist. Hilfreich sind vor allem diese Punkte:

• Die Unterschrift ist fest mit dem Formular verbunden, für das sie geleistet wurde, und lässt sich nicht auf ein anderes Dokument übertragen.
• Zeitpunkt und Fassung des Formulars sind festgehalten, sodass später klar ist, welcher Text unterschrieben wurde.
• Aus der Einreichung entsteht ein PDF, das in die Behandlungsakte übernommen wird.
• Die Person, die unterschreibt, ist der Praxis bekannt, etwa weil sie den Bogen am Empfang ausfüllt oder über einen persönlichen Link erhalten hat.
• Nachträgliche Änderungen sind ausgeschlossen oder nachvollziehbar, wie es § 630f Abs. 1 BGB für die Behandlungsakte ohnehin verlangt.

Die Aufklärung selbst muss nach § 630e Abs. 2 BGB mündlich erfolgen, durch die behandelnde Person oder jemanden mit der nötigen Ausbildung. Ergänzend darf auf Unterlagen Bezug genommen werden, die die Patientin oder der Patient in Textform erhält. Ein Aufklärungsbogen ersetzt das Gespräch also nicht, weder auf Papier noch digital. Er hält fest, worüber gesprochen wurde.

Die Einwilligung nach § 630d BGB ist grundsätzlich an keine Form gebunden. Eine Unterschrift am Tablet ist damit in aller Regel möglich und dokumentiert die Einwilligung. Wie viel sie im Streitfall beweist, hängt davon ab, wie gut der Vorgang festgehalten ist (siehe oben). Hat die Patientin oder der Patient Unterlagen im Zusammenhang mit Aufklärung oder Einwilligung unterzeichnet, ist ihr oder ihm nach § 630e Abs. 2 Satz 2 BGB eine Abschrift auszuhändigen. Bei digitalen Formularen kann das ein PDF sein oder ein Ausdruck am Empfang.

Ausnahmen regeln Spezialgesetze. Für genetische Untersuchungen verlangt § 8 Abs. 1 GenDG eine Einwilligung, die ausdrücklich und schriftlich gegenüber der verantwortlichen ärztlichen Person erklärt wird. Das betrifft zum Beispiel vorgeburtliche Bluttests in der Gynäkologie und die Humangenetik. Hier genügt eine Unterschrift am Tablet nicht.

Bei Einwilligungen in die Datenverarbeitung, etwa für die Erinnerung an Termine per SMS, gilt Art. 7 DSGVO: Die Praxis muss nachweisen können, dass die Einwilligung erteilt wurde. Geht es um Gesundheitsdaten, muss die Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO außerdem ausdrücklich sein, etwa durch ein eigenes Ankreuzfeld, das nicht schon vorausgefüllt ist. Eine bestimmte Form schreibt die DSGVO nicht vor. Eine Unterschrift im digitalen Formular zusammen mit Zeitpunkt und Formulartext ist dafür ein guter Nachweis.

• Wenn ein Gesetz die Schriftform verlangt, etwa bei der abweichenden Honorarvereinbarung nach § 2 Abs. 2 GOÄ oder GOZ, beim Heil- und Kostenplan für zahnärztliche Leistungen auf Verlangen oder bei der Einwilligung in eine genetische Untersuchung nach § 8 GenDG.
• Wenn der Bundesmantelvertrag eine schriftliche Bestätigung oder Zustimmung verlangt und die Praxis kein Risiko eingehen will. Ob eine Unterschrift am Bildschirm hier genügt, ist nicht abschließend geklärt.
• Wenn eine Stelle außerhalb der Praxis ein Original mit Unterschrift verlangt, etwa eine Versicherung oder Behörde.
• Wenn die Person, die unterschreibt, nicht eindeutig feststeht, zum Beispiel bei einem Link, den mehrere Personen nutzen können, und es auf genau diese Unterschrift ankommt.

In diesen Fällen bleibt Papier die einfachste Lösung. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist die digitale Alternative, setzt aber voraus, dass die Patientin oder der Patient selbst über eine solche Signatur verfügt. Das ist im Praxisalltag selten.

1. Formulare sortieren: Welche Bögen brauchen keine Form, welche eine Textform, welche die Schriftform? Die Tabelle oben ist ein Anfang.
2. Mit den formfreien Bögen beginnen: Aufnahme, Anamnese und die meisten Einwilligungen eignen sich am besten für den Start.
3. Ablage klären: Wo landet das PDF mit der Unterschrift, und wer im Team sieht es?
4. Abschrift regeln: Wie erhalten Patientinnen und Patienten auf Wunsch eine Kopie?
5. Papier als Rückfall behalten: für Dokumente mit Schriftform und für alle, die nicht am Bildschirm unterschreiben möchten.
6. Bei Unsicherheit nachfragen: bei der Ärztekammer, der Kassenärztlichen Vereinigung oder einer Rechtsberatung.

Mit med-forms unterschreiben Patientinnen und Patienten handschriftlich am Touchscreen, auf dem eigenen Smartphone oder am Praxistablet. Die Unterschrift wird mit Zeitpunkt und Formularstand gespeichert, und aus jeder Einreichung entsteht ein PDF für die Akte. Wie das bei Einwilligungen aussieht, zeigt die Seite Einwilligungen digital einholen.