Das Problem
Einwilligungen auf Papier wandern schnell zwischen Anmeldung, Behandlungszimmer und Ablage. Dabei entstehen unnötige Suchwege.
Digitale Einwilligungen in der Arztpraxis
Einwilligungen digital und nachvollziehbar einholen.
Eine digitale Einwilligung ist eine Zustimmung, etwa zur Datenverarbeitung, zur Entbindung von der Schweigepflicht oder zur Kontaktaufnahme, die Patientinnen und Patienten in einem Online-Formular erteilen und mit dem Finger unterschreiben. Die Praxis erhält dazu ein PDF mit Zeitpunkt, Unterschrift und genau dem Text, der angezeigt wurde, statt einzelne Papierbögen zu verteilen und abzuheften.
Einwilligungsformulare werden digital ausgefüllt und unterschrieben. Ihr Team sieht, was neu eingegangen ist.
So hilft med-forms
med-forms sammelt Formular und Unterschrift digital. Die Praxis behält den Bearbeitungsstand im Blick.
Was die Praxis davon hat
Digitale Unterschrift im Formular
Vorbereitete Texte je Formular möglich
PDF-Ausgabe für die Praxisablage
Welche Einwilligungen in der Praxis anfallen
In den meisten Praxen laufen mehrere Einwilligungen nebeneinander: die datenschutzrechtliche Information nach Art. 13 DSGVO, die Entbindung von der Schweigepflicht gegenüber mitbehandelnden Praxen, die Zustimmung zur Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon und je nach Leistung die Aufklärung vor einem Eingriff. Auf Papier sind das mehrere Bögen, die einzeln verteilt, eingesammelt und abgeheftet werden. Digital sind es Formulare, die Sie einmal anlegen und gezielt bereitstellen.
Was dokumentiert wird
Zu jeder digital erteilten Einwilligung hält med-forms fest, welcher Formularstand vorlag, wann abgesendet wurde und welche Unterschrift geleistet wurde. Das erzeugte PDF bildet genau den Text ab, den die unterschreibende Person gesehen hat. Ändern Sie den Text später, betrifft das nur neue Einreichungen — bereits erteilte Einwilligungen bleiben in der Fassung erhalten, in der sie erteilt wurden.
Widerruf und Änderung
Eine Einwilligung ist widerruflich, und der Widerruf soll so einfach sein wie die Erteilung. Praktisch heißt das: Sie brauchen einen Weg, den Widerruf entgegenzunehmen und in der Akte sichtbar zu machen. In med-forms lässt sich dafür ein eigenes kurzes Formular bereitstellen, und der Vorgang bekommt im Eingang einen Status, an dem das Team erkennt, dass hier etwas zurückgenommen wurde. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihrer Praxis.
Häufige Fragen
Ersetzt die digitale Unterschrift die Unterschrift auf Papier?
Für viele Einwilligungen ja, aber nicht für alle. Im Praxisalltag gilt häufig Formfreiheit, sodass eine dokumentierte digitale Zustimmung genügt. Wo Ihre Berufsordnung, ein Vertrag oder eine Aufklärung die Schriftform verlangt, bleibt Papier nötig. Das PDF der Einreichung lässt sich dafür direkt drucken. Die Einordnung im Einzelfall gehört zu Ihrer Praxis, nicht zu uns.
Handelt es sich um eine qualifizierte elektronische Signatur?
Nein. med-forms erfasst eine handschriftliche Unterschrift auf dem Touchscreen zusammen mit Zeitpunkt und Formularstand. Das ist keine qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS und wird auch nicht als solche ausgewiesen. Dokumentiert wird, welcher Text vorlag und wann die Person ihn bestätigt hat; das erzeugte PDF bildet genau diesen Stand ab.
Wie lange bleiben erteilte Einwilligungen abrufbar?
So lange, wie sie in Ihrem Praxisbereich stehen. Die Aufbewahrungsfristen bestimmen Sie; med-forms löscht nichts eigenmächtig. Über den vollständigen Export bekommen Sie jederzeit alle Einreichungen samt archivierter PDFs als ZIP-Archiv heraus, ohne Freigabe durch uns. Ändern Sie den Formulartext später, bleibt jede erteilte Einwilligung in ihrer ursprünglichen Fassung erhalten.
Können wir mehrere Einwilligungen in einem Bogen bündeln?
Technisch ja. Datenschutzrechtlich ist eine gebündelte Zustimmung zu unterschiedlichen Zwecken aber angreifbar, weil sie keine getrennte Entscheidung zulässt. Wir empfehlen getrennte Abschnitte mit je eigener Zustimmung, etwa zur Datenverarbeitung, zur Schweigepflichtentbindung und zur Kontaktaufnahme per E-Mail. So bleibt jede Entscheidung einzeln nachvollziehbar, auch wenn später nur eine widerrufen wird.
Mehr dazu im Ratgeber
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