Das Problem
Papierbögen am Empfang müssen ausgegeben, eingesammelt, gelesen und später abgelegt werden. Das bindet Zeit im laufenden Betrieb.
Digitale Formulare am Praxistablet
Formulare direkt am Empfang digital ausfüllen.
Digitale Formulare am Praxistablet sind Patientenbögen, die am Empfang auf einem Tablet statt auf dem Klemmbrett ausgefüllt werden und nach dem Absenden direkt im Praxis-Posteingang liegen, ohne dass jemand etwas abtippen muss. Geeignet sind ein Android-Tablet mit der med-forms-App oder ein iPad, das ohne Installation in Safari läuft.
Nicht jede*r Patient*in kommt über einen Link. Mit dem Praxistablet können Formulare auch vor Ort digital ausgefüllt werden – am Android-Tablet sogar dann, wenn das Internet gerade nicht erreichbar ist.
So hilft med-forms
med-forms bietet einen Tablet-Weg für Formulare vor Ort. Einreichungen landen wie Online-Formulare gesammelt im Praxisbereich. Fällt die Verbindung aus, füllt das Tablet weiter aus: Antworten werden verschlüsselt zwischengespeichert und automatisch nachgereicht, sobald die Praxis wieder online ist.
Was die Praxis davon hat
Vor-Ort-Ausfüllen ohne Papierbogen
Android-Tablet mit App oder iPad ohne Installation
Verschlüsselter Offlinebetrieb bei Verbindungsabbrüchen (Android)
Gleicher Eingang für Link und Tablet
Gut für Empfang, Anamnese und Einwilligungen
Kioskmodus am Empfang
Das Praxistablet läuft in einem Modus, der nur das Formular zeigt. Patientinnen und Patienten bleiben in der Anwendung, statt zum Browser, zu den Einstellungen oder zu einer anderen App zu wechseln, und nach dem Absenden startet das Gerät sauber für die nächste Person. Das Tablet kann damit auf dem Tresen liegen bleiben, ohne dass jemand es zwischendurch vorbereiten muss. Der Kioskmodus ist Teil der Android-App und nutzt die Sperrfunktionen von Android. Wie fest er sitzt, hängt von der Einrichtung ab: Am festesten ist er auf einem Tablet, das als Device Owner eingerichtet ist.
Betrieb bei Internetausfall
Fällt die Verbindung aus, läuft das Ausfüllen weiter. Die App hält begonnene und abgeschlossene Bögen verschlüsselt auf dem Gerät und überträgt sie, sobald die Verbindung zurück ist. Für den Empfang heißt das, dass ein Router-Neustart oder eine Störung beim Anbieter nicht dazu führt, dass wieder Papier ausgegeben werden muss. Auch der Offlinebetrieb ist der Android-App vorbehalten.
Welche Geräte sich eignen
Für den Empfang genügt ein handelsübliches Tablet mit etwa zehn Zoll; auf kleineren Bildschirmen werden längere Bögen unangenehm. Sinnvoll sind ein Standfuß oder eine Halterung, damit das Gerät nicht wandert, und ein zweites Tablet in der Schublade für Stoßzeiten. Wer neu kauft, nimmt am besten ein Android-Tablet: Nur dort gibt es die med-forms-App mit Kioskmodus und Offlinebetrieb. Ein iPad, das schon in der Praxis liegt, muss deshalb nicht in die Schublade. Es wird ohne Installation in Safari zum Praxistablet, wird wie ein Android-Gerät mit der Praxis gekoppelt und braucht dann vor allem eine verlässliche WLAN-Verbindung.
Häufige Fragen
Sieht die nächste Person die Eingaben der vorherigen?
Nein. Nach dem Absenden beginnt die App mit einem leeren Bogen, und die vorherige Einreichung ist auf dem Gerät nicht mehr aufrufbar. Sie liegt im geschützten Praxisbereich, zu dem das Tablet im Kioskmodus keinen Zugang hat. Zum Verlassen oder Umstellen der Tablet-Ansicht braucht es außerdem die Mitarbeiter-PIN.
Wie viele Tablets braucht eine Praxis?
Das hängt am Andrang zur vollen Stunde, nicht an der Praxisgröße. Viele Praxen starten mit einem Gerät und stellen nach einigen Wochen fest, ob sich zu Spitzenzeiten eine Warteschlange bildet. Die Zahl der Geräte ist nicht begrenzt. Je mehr Bögen vorab über den Link eintreffen, desto weniger Tablets braucht der Empfang.
Was passiert mit den Daten auf dem Gerät?
Sie bleiben dort nur so lange wie nötig. Zwischengespeicherte Bögen liegen verschlüsselt und werden nach erfolgreicher Übertragung vom Gerät entfernt. Ein verlorenes oder gestohlenes Tablet gibt damit keinen Bestand an alten Einreichungen preis. Zwischengespeichert wird vor allem bei Internetausfall: Dann hält die Android-App die Bögen, bis die Verbindung zurück ist.
Funktioniert das auf einem iPad?
Ja, in Safari und ohne Installation. Sie öffnen die Tablet-Adresse aus dem Praxisportal, legen sie auf den Home-Bildschirm und koppeln das iPad per Einmal-Code mit Ihrer Praxis. Übergabe und Mitarbeiter-PIN funktionieren wie auf Android, gegen App-Wechsel hilft der Geführte Zugriff des iPads. Kioskmodus und Offlinebetrieb gibt es nur mit der Android-App.
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