Praxistablet am Empfang: Gerät, Kioskmodus, Hygiene

Auch wenn eine Praxis Formulare vorab per Link verschickt, kommt ein Teil der Patientinnen und Patienten ohne ausgefüllten Bogen: spontane Besuche, Akutsprechstunde, vergessene E-Mails oder Menschen ohne Smartphone. Für sie ist das Tablet der digitale Weg vor Ort. Ohne Tablet bliebe nur Papier, und damit auch das Abtippen.

Das Tablet ist also keine Voraussetzung für digitale Formulare, sondern die Ergänzung, die den Papierrest am Empfang klein hält. Ob es sich lohnt, hängt davon ab, wie viele Bögen heute noch erst in der Praxis ausgefüllt werden.

Ein Profigerät ist nicht nötig. Entscheidend sind Bildschirmgröße, Akkulaufzeit, Robustheit und die Frage, ob das Gerät auf eine einzige Anwendung beschränkt werden kann. Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Punkte zusammen.

Beide großen Systeme bringen eine eingebaute Beschränkung auf eine einzige Anwendung mit. Auf dem iPad heißt sie „Geführter Zugriff“: Sie hält das Gerät in einer App, auch im Browser, und lässt sich nur mit einem Code beenden. Sie wird von Hand gestartet, jeweils für die App, die gerade geöffnet ist. Auf Android gibt es die App-Fixierung. Eine echte Sperre ist sie nur, wenn zum Lösen die PIN des Geräts verlangt wird, sonst genügt eine Geste. Eine Sperre, die ohne Handgriff des Teams dauerhaft eingerichtet ist, richtet man auf beiden Systemen über eine Geräteverwaltung ein, auf Android alternativ als sogenannter Device Owner. Das setzt meist ein frisch eingerichtetes oder zurückgesetztes Gerät voraus.

Im Kioskmodus zeigt das Tablet nur eine einzige Anwendung, hier das Formular. Patientinnen und Patienten können nicht zum Browser, zu den Einstellungen oder zu anderen Apps wechseln. Nach dem Absenden beginnt das Gerät mit einem leeren Bogen für die nächste Person. Wie leicht man aus dem Kioskmodus wieder herauskommt, hängt von der Einrichtung ab: Gut eingerichtet, gelingt das nur dem Team, mit einem Code oder einer PIN.

Ohne Kioskmodus muss jemand im Team das Tablet vor jeder Übergabe vorbereiten und danach prüfen, ob noch etwas geöffnet ist. Das kostet genau die Zeit, die das Tablet sparen soll, und birgt das Risiko, dass die nächste Person die Angaben der vorherigen sieht.

• Mit Abstand zum Tresen: Wer ausfüllt, sollte nicht neben der Warteschlange stehen, und niemand sollte über die Schulter mitlesen können.
• Mit Sitzgelegenheit: Ein Stuhl und eine Ablage machen das Ausfüllen längerer Bögen deutlich angenehmer, gerade für ältere Menschen.
• In Sichtweite des Teams: So fällt auf, wenn jemand Hilfe braucht, ohne dass das Team danebenstehen muss.
• Mit Blendschutz: Ein Platz direkt am Fenster macht den Bildschirm schwer lesbar.
• Mit Strom in der Nähe: Der Ladeplatz sollte so liegen, dass das Gerät abends ohne Umweg zurückkommt.

Viele Praxen geben das Tablet auch mit ins Wartezimmer. Das funktioniert gut, wenn es dort einen festen Platz für die Rückgabe gibt und das Team weiß, wo das Gerät gerade ist.

Ein Tablet am Empfang ist eine Fläche, die viele Hände berühren, ähnlich wie ein Kugelschreiber oder ein Klemmbrett. Es gehört deshalb in den Hygieneplan der Praxis, mit einer klaren Regel, wann und womit es gereinigt wird.

1. Ein Mittel wählen, das sowohl für die Flächendesinfektion in der Praxis geeignet ist als auch vom Gerätehersteller für Bildschirm und Hülle freigegeben ist.
2. Feuchte Tücher statt Sprühflaschen verwenden, damit keine Flüssigkeit in Öffnungen und Anschlüsse läuft.
3. Einen festen Rhythmus festlegen, etwa mehrmals täglich und zusätzlich nach Bedarf, und ihn im Hygieneplan dokumentieren.
4. Für Menschen, die das Gerät nicht mit dem Finger bedienen möchten, einen Eingabestift anbieten, der ebenfalls gereinigt wird.
5. Eine glatte Hülle ohne Stoff oder Rillen verwenden, an der sich Schmutz nicht festsetzt.

Auf dem Tablet entstehen Gesundheitsdaten. Zwei Fragen stehen deshalb im Vordergrund: Was bleibt auf dem Gerät, und wer kommt daran? Gut ist ein Ablauf, bei dem eine Einreichung nach dem Absenden nicht mehr auf dem Tablet aufrufbar ist und nur im geschützten Bereich der Praxis liegt. Daten, die das Gerät zwischenspeichern muss, etwa bei einem Verbindungsausfall, sollten verschlüsselt sein.

Für die Technik selbst gilt in Vertragsarztpraxen die IT-Sicherheitsrichtlinie der Kassenärztlichen Bundesvereinigung nach § 390 SGB V, in Vertragszahnarztpraxen die entsprechende Richtlinie der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung. Beide beschreiben unter anderem, dass Geräte aktuelle Updates erhalten und das Personal im Umgang mit der Praxis-IT geschult wird. Ein Tablet am Empfang ist dabei ein Gerät wie jedes andere. Praktisch heißt das: Sicherheitsupdates zeitnah einspielen, eine Bildschirmsperre für den Zugang außerhalb des Kioskmodus setzen, keine privaten Apps oder Konten auf dem Gerät und, wo möglich, ein eigenes WLAN für Praxisgeräte statt des Gästenetzes.

Läuft das Formular nur im Browser, ist ohne Verbindung meist Schluss: Die Seite lädt nicht, oder das Absenden schlägt fehl. Für den Empfang ist das genau der Moment, in dem wieder Papier ausgegeben wird. Eine App mit Offlinebetrieb kann begonnene und fertige Bögen verschlüsselt auf dem Gerät halten und überträgt sie, sobald die Verbindung zurück ist. Wer sich auf das Tablet verlässt, sollte vor der Anschaffung klären, ob die eingesetzte Lösung das kann.

Unabhängig davon gehört ein kleiner Vorrat an ausgedruckten Bögen in die Schublade. Er wird selten gebraucht, verhindert aber, dass ein Gerätedefekt den Empfang lahmlegt.

Die meisten Patientinnen und Patienten kommen mit einem Tablet gut zurecht, auch viele ältere. Wer unsicher ist, braucht vor allem Ruhe und eine Ansprechperson. Hilfreich sind eine gut lesbare Schriftgröße im Formular, eine Lesebrille in der Schublade und ein Eingabestift für alle, denen der Finger zu ungenau ist. Begleitpersonen dürfen beim Ausfüllen helfen. Und wer lieber Papier möchte, bekommt es ohne Diskussion: Die Akzeptanz des Tablets steigt, wenn niemand dazu gedrängt wird.

Für die meisten Praxen reicht ein Gerät am Empfang. Ein zweites lohnt sich, wenn morgens viele Menschen gleichzeitig ankommen, wenn mehrere Bögen nacheinander auszufüllen sind oder wenn ein Gerät auch im Wartezimmer unterwegs ist. Ein Anhaltspunkt: Wenn Patientinnen und Patienten regelmäßig warten müssen, bis das Tablet frei wird, ist ein zweites Gerät günstiger als die Wartezeit. Je mehr Menschen den Link vorab nutzen, desto weniger Geräte braucht der Empfang.

1. Eine verantwortliche Person benennen, die Gerät, Laden, Reinigung und Updates im Blick hat.
2. Das Tablet vor dem Start im Team selbst nutzen, einschließlich Absenden, Kioskmodus verlassen und wieder aktivieren.
3. Einen kurzen Satz für die Übergabe einüben, etwa: „Bitte füllen Sie den Bogen hier aus, wir helfen gern.“
4. Festlegen, wer hilft, wenn jemand mit dem Gerät nicht zurechtkommt, und wann stattdessen Papier angeboten wird.
5. Nach einigen Wochen prüfen: Wie oft wird das Tablet genutzt, wo hakt es, braucht es ein zweites Gerät?

Für Android-Tablets gibt es die med-forms-App mit Kioskmodus und Offlinebetrieb. Sie nutzt die Sperrfunktionen von Android; am festesten sitzt sie auf einem Gerät, das als Device Owner eingerichtet ist. Das Team wählt das Formular aus und übergibt das Gerät. Nach dem Absenden liegt die Einreichung im Praxis-Posteingang und ist auf dem Tablet nicht mehr aufrufbar. Ein iPad wird ohne Installation in Safari zum Praxistablet, mit derselben Kopplung, Übergabe und Mitarbeiter-PIN; gesperrt wird es über den Geführten Zugriff, und es braucht eine stabile Internetverbindung. Mehr dazu auf der Seite Formulare am Praxistablet und im Ratgeber Patientenaufnahme digitalisieren.