Patientenaufnahmebogen: kostenlose Vorlage

Beim ersten Besuch braucht die Praxis Angaben, die nichts mit der Erkrankung zu tun haben, aber für alles Weitere nötig sind: Wie ist die Person erreichbar, wie ist sie versichert, wohin geht eine Rechnung, wer behandelt sonst noch, und wen ruft man an, wenn etwas passiert? Diese Stammdaten stehen später in der Praxissoftware und werden bei jedem Besuch nur noch geprüft.

Bei gesetzlich Versicherten liest die Praxis Name, Geburtsdatum, Anschrift und Versicherung von der elektronischen Gesundheitskarte. Der Aufnahmebogen ergänzt, was auf der Karte nicht steht: Telefonnummer, E-Mail, Hausarztpraxis, Notfallkontakt und Hinweise wie den Wunsch nach einer Begleitperson. Bei Privatversicherten und Selbstzahlenden ist er oft die einzige Quelle für die Rechnungsanschrift.

Medizinische Fragen gehören nicht in diesen Bogen, sondern in den Anamnesebogen. Getrennte Bögen haben einen praktischen Grund: Die Stammdaten füllt jemand einmal aus, die Anamnese wird bei einem neuen Anliegen erneut abgefragt.

Die Frage nach der Hausarztpraxis hat bei gesetzlich Versicherten eine gesetzliche Grundlage: Nach § 73 Abs. 1b SGB V fragen behandelnde Praxen nach der gewählten Hausarztpraxis und übermitteln ihr Behandlungsdaten und Befunde mit Zustimmung der oder des Versicherten. Die Vorlage fragt deshalb gleich mit ab, ob Befunde dorthin gehen sollen.

Am Ende bestätigen Patient*innen mit Unterschrift, dass die Angaben stimmen, und sagen zu, Änderungen mitzuteilen.

Ein Aufnahmebogen wird schnell zur Sammelstelle für alles, was irgendwann nützlich sein könnte: Beruf, Arbeitgeber, Familienstand, Religion. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt aber, dass Daten „auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt“ sind (Art. 5 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO, Datenminimierung). Fragen Sie deshalb nur, was Sie für Behandlung, Abrechnung und Erreichbarkeit wirklich nutzen.

• Beruf und Arbeitgeber nur, wenn Sie sie brauchen, etwa in der Arbeitsmedizin oder bei Arbeitsunfällen.
• Familienstand und Religion in aller Regel nicht.
• Die Versichertennummer nicht, wenn Sie die Gesundheitskarte ohnehin einlesen.
• Wie jemand auf die Praxis aufmerksam wurde, als freiwillige Frage oder gar nicht.

Wofür die Praxis die Daten verwendet und wie lange sie sie aufbewahrt, steht in der Datenschutzinformation für Patient*innen. Sie wird beim ersten Besuch zusammen mit dem Aufnahmebogen ausgehändigt.

Der Aufnahmebogen ist der Bogen, der am Empfang am meisten Zeit kostet: Jede Angabe muss in die Praxissoftware übertragen werden, Telefonnummern und E-Mail-Adressen sind handschriftlich oft schwer zu lesen. In med-forms füllen neue Patient*innen ihn vor dem ersten Termin über einen Link am Smartphone aus. Die Angaben kommen lesbar in der Praxis an und gehen per GDT-Schnittstelle in die Praxissoftware.

Ein Aufnahmebogen gehört zu den Startformularen jeder neuen Praxis in med-forms. Wie der Ablauf Schritt für Schritt aussieht, beschreibt der Ratgeber Patientenaufnahme digitalisieren.